Der gesamte Ablauf Ihrer Versammlung. An einem Ort.
Von der ersten Tagesordnung bis zum unterschriebenen Protokoll – Vulcavo führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Alles, was Sie bisher an verschiedenen Stellen erledigt haben, passiert jetzt an einer.
So läuft eine Versammlung mit Vulcavo
Drei Phasen, ein Ablauf – egal ob Präsenz, hybrid oder virtuell.
Vorbereitung
Tagesordnung erstellen, Einladungen generieren, Vollmachten erfassen.
Durchführung
Anwesenheit erfassen, abstimmen, Ergebnisse in Echtzeit.
Nachbereitung
Protokoll herunterladen, Beschlüsse dokumentieren, Ergebnisse zurückspielen.
Vorbereitung – alles steht, bevor die Versammlung beginnt
Die Vorbereitung kostet die meiste Zeit – Tagesordnung zusammenstellen, Einladungen schreiben, Vollmachten sortieren. In Vulcavo passiert das meiste automatisch. Sie steuern nur noch, was individuell ist.
Tagesordnung & Vorlagen
Arbeiten Sie mit Vorlagen, die Ihr Team einmal anlegt und immer wieder nutzt. Mit Vorlagen-Tags fügen Sie ganze Standard-Tagesordnungen per Klick ein. Einzelne Punkte können Sie jederzeit unterjährig als Entwurf sammeln – wenn der Beirat anruft oder ein Schaden gemeldet wird.
Einladungen automatisch generieren
Aus den hinterlegten Informationen entsteht ein fertiges Dokument – adressiert, mit Tagesordnung, Zugangsdaten und Vollmachten-Vordruck. Versand per E-Mail oder als Download für den Postweg. Mit Ihrem eigenen Briefpapier.
Vollmachten & Vertretungsmanagement
Vollmachten schon Wochen vor der Versammlung erfassen – mit oder ohne Weisung. Hausverwaltung, Beirat, anderer Eigentümer oder extern. Ohne Weisung gebündelt abstimmen, mit Weisung einzeln. Bewusst getrennt, damit keine Fehler entstehen.
Durchführung – alles läuft, Sie behalten die Kontrolle
Am Tag der Versammlung zählt nur eins: Es muss reibungslos laufen. Vulcavo erfasst Anwesenheiten automatisch, berechnet Ergebnisse in Echtzeit und passt auf, dass nichts vergessen wird.
Teilnehmer & Anwesenheit
Wer sich per Smartphone, Tablet oder Laptop anmeldet, ist automatisch registriert. Nur Handzeichen-Teilnehmende werden manuell eingetragen. Keine Anwesenheitsliste, keine Unterschriften – die Software dokumentiert alles.
Abstimmungen & Ergebnisberechnung
Digitale Stimmen und Handzeichen werden zusammengeführt und automatisch berechnet – nach Miteigentumsanteilen, Köpfen oder Einheiten. Qualifizierungen und Schwellenwerte sind frei konfigurierbar.
Doppelabstimmung ist ausgeschlossen. Beschlusstexte können während der Versammlung in Echtzeit angepasst werden.
Bühnenansicht & Videokonferenz
In Präsenz zeigt die Bühnenansicht Texte, Anhänge und Ergebnisse live im Raum – auf Bildschirm oder Beamer. Bei hybriden und virtuellen Versammlungen verbindet die integrierte Videokonferenz alle Teilnehmenden – DSGVO-konform, ohne US-Server, mit Moderationsfunktionen.
Nachbereitung – fertig, wenn die Versammlung endet
Kein Protokoll am nächsten Tag schreiben, keine Ergebnisse manuell übertragen. In dem Moment, in dem Sie die Versammlung abschließen, sind alle Dokumente bereit.
Protokoll auf Knopfdruck
In dem Moment, in dem Sie die Versammlung abschließen, ist das Protokoll fertig. Als Word-Dokument – herunterladen, bei Bedarf Tippfehler korrigieren, unterschreiben lassen. Kein Nachschreiben, kein Übertragen.
Beschlusssammlung & Dokumentation
Anwesenheitsliste, Zeitprotokoll, Einladungsprotokoll und detaillierte Abstimmungsdaten – auf die Sekunde genau. Bei einer Anfechtung haben Sie eine Datenlage, die keine Fragen offen lässt.
Ergebnis-Rückspielung
Beschlussergebnisse werden automatisch an Ihre Verwaltungssoftware zurückgespielt. Je nach Partner inklusive Beschlusssammlung und Einladungsdokumenten – ohne manuelles Übertragen.
Mehr als die Versammlung
Vulcavo wird ständig weiterentwickelt – immer im Austausch mit Hausverwaltungen aus der Praxis. Diese Funktionen ergänzen den Versammlungsprozess.
Datenimport
Stammdaten werden nicht doppelt gepflegt, sondern direkt aus Ihrer Verwaltungssoftware importiert. Per API oder CSV – je nach Partner. Objekte, Einheiten, Eigentümer und Miteigentumsanteile sind sofort verfügbar.
Individuelle Optik
Ihr Logo, Ihre Farben, Ihr Briefpapier – auf Dokumenten und in der Eigentümer-Ansicht. Einladungen, Protokolle und Abstimmungsoberflächen sehen aus wie von Ihnen, nicht wie von einer Software.
Beschlussmuster & Praxisberatung
Wir lassen Sie nach der Einrichtung nicht allein. Profitieren Sie von anwaltlich geprüften Beschlussmustern, praxiserprobten Vorlagen und Tipps, wie Sie Vulcavo wirtschaftlich und organisatorisch optimal in Ihrer Verwaltung einsetzen.
KI-Assistenz
Lassen Sie sich bei der Erstellung von Tagesordnungspunkten unterstützen. Angebote und Unterlagen hochladen, Empfehlung angeben – und die KI erstellt Erläuterung und Beschlussvorschlag. Sie lesen nur noch gegen.
Persönliches Onboarding & Support
Kein Selbststudium, kein Ticket-System als erste Anlaufstelle. Unser Team begleitet Sie persönlich bei der Einrichtung und ist bei Fragen direkt erreichbar – auch am Tag der Versammlung.
Vier Wege, ein Ablauf.
Vulcavo ist keine Videokonferenz – sondern eine Prozess-Software, die den gesamten Ablauf organisiert. Das Format ist nur eine Einstellung. Vorbereitung, Abstimmung und Protokoll funktionieren immer gleich.
Präsenzversammlung
Die häufigste Versammlungsform – und der Ursprung von Vulcavo. Eigentümer sitzen vor Ort und stimmen per Smartphone oder Handzeichen ab. Die Bühnenansicht zeigt Texte, Anhänge und Ergebnisse live auf Bildschirm oder Beamer. Eine Videokonferenz wird nicht benötigt. Der gesamte Ablauf – von der Tagesordnung bis zum fertigen Protokoll – läuft digital.
Hybride Versammlung
Eigentümer vor Ort und zu Hause werden in einer Versammlung zusammengeführt. Die integrierte Videokonferenz verbindet beide Seiten. Vor Ort läuft die Bühnenansicht, von zu Hause sehen Eigentümer die Videokonferenz und die Abstimmung auf einem Bildschirm. Alle stimmen gleichzeitig ab, alle sehen dasselbe Ergebnis. Für die Hausverwaltung ändert sich am Ablauf nichts.
Virtuelle Versammlung
Die gesamte Versammlung findet online statt – mit DSGVO-konformer Videokonferenz, ohne US-Server. Eigentümer melden sich über einen Link und ihren Zugangscode an. Abstimmung, Ergebnisse und Protokoll funktionieren wie bei jeder anderen Versammlungsform. Seit der Gesetzesänderung 2024 kann die WEG beschließen, rein virtuell zu versammeln.
Umlaufbeschluss
Nicht jede Entscheidung braucht eine Versammlung. Mit dem Umlaufbeschluss fassen Sie Beschlüsse außerhalb der Versammlung – digital organisiert. Beschlussvorlage erstellen, Frist setzen, Unterlagen versenden, Stimmen erfassen. Das Ergebnis wird automatisch berechnet und die Verkündung kann direkt über Vulcavo verschickt werden. Auch für Absenkungsbeschlüsse geeignet.
Was Ihre Eigentümer sehen
Kein Download, keine App, keine Registrierung. Ihre Eigentümer brauchen nur einen Link und einen Zugangscode. Den Rest erledigt Vulcavo.
Anmeldung in Sekunden
Eigentümer öffnen einen Link im Browser – auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop. Dort geben sie ihren persönlichen, neunstelligen Zugangscode ein. Kein Passwort, das man sich merken muss. Kein Konto, das man anlegen muss. Wer den Code hat, ist drin.
Einfach Abstimmung
Eigentümer sehen den aktuellen Tagesordnungspunkt, können Anhänge einsehen und stimmen ab, wenn es soweit ist – Ja, Nein oder Enthaltung. Niemand kann sich verlaufen: Alle Geräte bewegen sich automatisch mit dem Versammlungsleiter durch die Tagesordnung.
Sicherheit, die wir nicht verhandeln.
Vertrauen entsteht durch Transparenz. Deshalb ist uns wichtig, dass Sie genau wissen, wie Vulcavo mit Ihren Daten umgeht und welche Standards wir einhalten.
DSGVO-konform
Alle Daten werden in Europa gespeichert und verarbeitet. Die integrierte Videokonferenz läuft ohne US-Server.
Made in Germany
Alle Entwickler arbeiten bei uns in Deutschland – festangestellt, nur für Vulcavo. Keine externe Entwicklung, kein Outsourcing.
Dokumentation
Jede Stimme, jede Anwesenheit, jede Änderung wird mit Zeitstempel dokumentiert. Bei einer Anfechtung haben Sie eine Datenlage, die standhält.
Entwurfsmodus
Solange eine Versammlung im Entwurf ist, kann keine Einladung verschickt und keine Versammlung gestartet werden. Erst wenn Sie bewusst freigeben, wird alles scharf geschaltet.
Passt in Ihre bestehende Systemlandschaft
Vulcavo arbeitet mit den Verwaltungssystemen zusammen, die Sie bereits nutzen. Stammdaten importieren, Ergebnisse zurückspielen – ohne doppelte Pflege, ohne Medienbruch.
Sehen ist besser als lesen.
In 15 bis 30 Minuten zeigen wir Ihnen den gesamten Ablauf – anhand Ihrer Anforderungen, mit echten Beispielen. Kostenlos und unverbindlich. Im Anschluss können Sie Vulcavo selbst testen.
