Hybride Eigentümerversammlung
Videokonferenz, Anwesenheit, Tagesordnung, Abstimmungen und Ergebnisse laufen in einem System zusammen. Ein Teil sitzt im Raum, ein Teil ist online dabei. Mit Vulcavo erleben alle dieselbe Versammlung.
Die Südhausbau Verwaltung konnte erhebliche erhöhte Teilnehmerquoten verzeichnen. Für die Eigentümer ist es einfacher und bequemer sich online zuzuschalten, was es auch Eigentümern mit Zeitmangel und anderen Verpflichtungen ermöglicht, an der Versammlung teilzunehmen.
Sabine Angerer-Gayer
Leitung Wohnungseigentumsverwaltung, Südhausbau Verwaltung
Vorteile
Warum hybrid?
Eine hybride Versammlung ist mehr als ein Service für Ihre Eigentümer. Für Ihre Verwaltung ist sie ein Hebel – für höhere Beteiligung, eine zusätzliche Vergütung und ein modernes Auftreten am Markt.
Höhere Teilnahmequoten
Eigentümer, die sonst wegen Entfernung, Zeitmangel, Urlaub oder Krankheit fernbleiben, nehmen online teil. Das erhöht die Beteiligung. Unsere Kunden berichten von spürbar gestiegenen Teilnahmequoten.
Vorteil bei Ausschreibungen
Immer mehr Ausschreibungen attraktiver Objekte setzen voraus, dass hybrid oder virtuell versammelt werden kann. Wer das anbietet, ist bei der Wahl der Verwaltung im Vorteil und beweist eine flexible und moderne Arbeitsweise.
Eine zusätzliche Vergütung
Die hybride Versammlung ist eine zusätzliche Leistung. Sie lässt sich vergüten, zum Beispiel über eine Digitalpauschale. Wie Sie das sauber beschließen, zeigen wir Ihnen weiter unten.
Vulcavo ist mehr als eine Videokonferenz
Teams und Zoom übertragen Bild und Ton. Eine Eigentümerversammlung organisieren sie nicht. Denn die braucht mehr:
Tagesordnung und Beschlussanträge
Anwesenheit und Vollmachten
Abstimmungen nach Stimmrecht
automatische Ergebnisberechnung
Protokoll und Beschlusssammlung
Wer Videokonferenz und Versammlung getrennt organisiert, arbeitet schnell mit mehreren Fenstern, Listen und Systemen gleichzeitig.
Mit Vulcavo ist die Videokonferenz kein Zusatz neben der Versammlung. Sie ist direkt in den Ablauf eingebunden.
Durchführung
Zwei Teilnahmewege. Eine Versammlung.
Ob vor Ort oder online: Alle sind Teil desselben Ablaufs.
Eine Ansicht für alle
Im Raum läuft die Bühnenansicht auf Bildschirm oder Beamer. Online sehen Eigentümer denselben Tagesordnungspunkt, denselben Beschlussantrag und dieselben Unterlagen.
Eine Anwesenheitsliste
Wer im Raum sitzt und wer online dabei ist, steht in derselben Übersicht. Vollmachten und Stimmrechte sind hinterlegt und fließen in jede Abstimmung ein.
Eine Abstimmung
Online stimmen Eigentümer direkt über ihr Gerät ab. Im Raum geht das ebenfalls digital oder per Handzeichen, das die Versammlungsleitung einträgt. Vulcavo führt alle Stimmen zusammen und berechnet das Ergebnis.
Ein Protokoll
Beschlussantrag und Ergebnis bleiben miteinander verbunden. Beides steht direkt für Protokoll und Beschlusssammlung bereit.
Ablauf
Die Vorbereitung bleibt im selben System
Auch die hybride Versammlung beginnt nicht erst mit dem Einschalten der Kamera. Tagesordnung, Einladung, Teilnehmerdaten und Vollmachten bereiten Sie vorab in Vulcavo vor. Für die hybride Durchführung kommt nur die Online-Teilnahme hinzu.
Die Tagesordnung wird mit Beschlussvorlagen und Dokumenten in Vulcavo vorbereitet.
Eigentümer erhalten eine Einladung mit einem persönlichen Link zur Online-Teilnahme.
Anwesenheit und Vollmachten können zentral in der Teilnehmer-Übersicht gepflegt werden.
Die Versammlungsleitung führt durch die Punkte. Alle sehen dieselbe Bühnenansicht.
Beschlüsse und Ergebnisse gehen direkt in Protokoll und Beschlusssammlung.
Technik
Welche Technik wird benötigt?
Für eine hybride Eigentümerversammlung braucht es kein Fernsehstudio. Welche Ausstattung sinnvoll ist, hängt vor allem von der Größe des Raumes und der Teilnehmerzahl ab. Wir beraten Sie bei der Auswahl der passenden Technik. Oft genügt auch ein Kombigerät, das Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vereint.
In der Regel genügen:
ein Laptop für die Versammlungsleitung
ein Bildschirm oder Beamer im Raum
eine geeignete Kamera
ein Mikrofon und Lautsprecher
eine stabile Internetverbindung
Vergütung und Beschluss
Eine Leistung, die sich vergüten lässt.
Eine hybride Versammlung bedeutet für Ihre Verwaltung zusätzlichen Aufwand: Technik, Einrichtung und die Betreuung der Online-Teilnahme. Diese Leistung sollten Sie sich vergüten lassen, zum Beispiel über eine Digitalpauschale.
Die Pauschale deckt typischerweise:
Technik und Ausstattung für den Versammlungsraum
Vorbereitung und Betreuung der Online-Teilnahme
den zusätzlichen organisatorischen Aufwand
Kosten für Software und Hardware
Zwei Punkte, sauber beschlossen
Die Online-Teilnahme
Damit Eigentümer online teilnehmen und abstimmen können, braucht die Gemeinschaft einen Beschluss. § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG erlaubt genau das.
Die Vergütung
Auch die Digitalpauschale sollte klar geregelt sein. Unser kostenloses Beschlussmuster regelt beides in einem Beschluss: die Online-Teilnahme und die Kosten.
Unser Beschlussmuster deckt beide Punkte ab. Sie passen es an Ihre Gemeinschaft an und nehmen es direkt in die Tagesordnung auf.
Stimmen aus der Praxis
Erfahrungsberichte unserer über 500 Kunden, die hybride Eigentümerversammlungen mit Vulcavo durchführen.
"Für uns als Hausverwaltung ist Vulcavo eine echte Unterstützung im Arbeitsalltag. Die Plattform und der Service erleichtern die Organisation moderner Eigentümerversammlungen erheblich und schaffen für alle Beteiligten einen transparenten und zeitgemäßen Ablauf."
dydo Immobilien & Hausverwaltung
„Das ist tatsächlich meine absolute Lieblingslösung. Es macht einfach Spaß, damit zu arbeiten. Wir sparen enorm viel Zeit – und es ist deutlich entspannter. Ich mache regelmäßig Werbung dafür.“
Florian Strassberger
Rentimo Immobilien GmbH
„Ich freue mich sehr, mit dem Programm zu arbeiten – es ist spannend zu sehen, wie sich alles entwickelt. Besonders begeistert mich, wie intuitiv und selbsterklärend die Anwendung ist. Es gibt kaum etwas, das man falsch machen kann.“
Thomas Kühnle
Weber & Bartsch
Sehen ist besser als lesen.
In einem Demotermin zeigen wir Ihnen den gesamten Ablauf – anhand Ihrer Anforderungen, mit echten Beispielen. Kostenlos und unverbindlich. Im Anschluss können Sie Vulcavo selbst testen.
Fragen
Klare Antworten auf die wichtigsten Punkte, bevor Sie Ihre erste hybride Eigentümerversammlung starten.
Nein. Die Videokonferenz ist direkt in Vulcavo integriert und mit Anwesenheit, Tagesordnung, Abstimmungen und Ergebnissen verbunden.
Online-Teilnehmende geben ihre Stimme direkt über ihr Gerät ab. Sie stimmen innerhalb derselben Abstimmung wie die Teilnehmenden im Raum.
Eigentümer können auch im Raum digital abstimmen. Alternativ erfasst die Versammlungsleitung beispielsweise per Handzeichen abgegebene Stimmen direkt in Vulcavo.
Ja. Im Raum können Stimmen weiterhin manuell erfasst werden. Für die Online-Teilnahme wird ein internetfähiges Gerät benötigt.
In der Regel werden ein Laptop, eine Kamera, ein Mikrofon, Lautsprecher, eine Präsentationsfläche und eine stabile Internetverbindung benötigt. Die genaue Ausstattung hängt vom Versammlungsraum ab.
Ja. Vulcavo erfüllt die Anforderungen der DSGVO.