Virtuelle
Eigentümerversammlung
Keine Raumsuche, keine Anfahrt, kein später Feierabend. Die Versammlung findet dort statt, wo Sie ohnehin arbeiten. Videokonferenz, Anwesenheit, Abstimmungen und Protokoll laufen in einem System.
Vorteile
Warum virtuell versammeln?
Die virtuelle Versammlung verändert mehr als die Form der Teilnahme. Sie wirkt sich auf Ihren ganzen Arbeitsalltag aus – von der Terminplanung bis zur Betreuung kleiner Gemeinschaften.
Weniger Organisation
Versammlungsräume müssen weder gesucht noch gebucht werden. Ihre Mitarbeitenden führen die Versammlung aus dem Büro oder Homeoffice und arbeiten danach direkt weiter.
Mehr Flexibilität
Eigentümer nehmen auch aus dem Urlaub, bei Krankheit oder zwischen anderen Terminen teil.
Schnellere Termine
Gerade bei kurzfristigen Entscheidungen findet sich leichter ein gemeinsamer Termin, wenn niemand anreisen muss.
Kleine Gemeinschaften rentabel betreuen
Kleine Gemeinschaften verursachen oft denselben Raum-, Reise- und Abendaufwand wie große. Virtuell sinkt dieser Aufwand. So lassen sich auch kleinere WEGs wirtschaftlich betreuen.
Kosten
Zeit und Kosten sparen
Raummiete, Parken, Sprit, Technik vor Ort. Dazu die Arbeitszeit für An- und Abfahrt – die steht auf keiner Rechnung. Virtuell fällt beides weg.
Aufwand der Verwaltung
Virtuelle ETV
Hybride ETV
Präsenz-ETV
Raumsuche und -buchung
Entfällt
Erforderlich
Erforderlich
Anfahrt und Parken
Entfällt
Erforderlich
Erforderlich
Arbeitszeit für An- und Abfahrt
Entfällt
Erforderlich
Erforderlich
Technik vor Ort aufbauen
Entfällt
Erforderlich
Erforderlich
Teilnahme von unterwegs
Möglich
Möglich
Nicht möglich
Alles in einer Software
Der digitale Versammlungsraum
Vulcavo verbindet Videokonferenz und Versammlungsorganisation in einer Software. Der Zugang ist denkbar einfach: ein Link und ein persönlicher Zugangscode. Ohne App-Download und ohne Registrierung.
Zugang
Einfach beitreten
Eigentümer erhalten mit der Einladung einen Link und einen persönlichen Zugangscode. Eine App oder Registrierung ist nicht nötig.
Ablauf
Gemeinsam durch die Tagesordnung
Alle sehen den aktuellen Tagesordnungspunkt, Beschlussanträge, Anlagen und Abstimmungen.
Abstimmung
Direkt abstimmen
Eigentümer stimmen über Smartphone, Tablet oder Laptop ab. Vulcavo berücksichtigt die hinterlegten Stimmrechte und berechnet das Ergebnis.
Protokoll
Protokoll direkt verfügbar
Das Protokoll steht nach der Versammlung direkt zur Verfügung.
Moderation
Online geordneter moderieren
Im großen Versammlungsraum reden schnell mehrere Personen gleichzeitig. Online kann es von der Versammlungsleitung gesteuert werden.
Die Versammlungsleitung kann:
Wortmeldungen geordnet aufrufen
das Wort erteilen und wieder entziehen
Technik
Technik, die Sie ohnehin schon nutzen
Für eine virtuelle Eigentümerversammlung braucht es keine Veranstaltungstechnik.
Für die Verwaltung
Laptop oder Computer
Webcam und Mikrofon oder Headset
stabile Internetverbindung
ruhiger Arbeitsplatz
Für Eigentümer
Smartphone, Tablet oder Computer mit integriertem Lautsprecher und Mikrofon
aktueller Browser
Internetverbindung
Vergütung und Beschluss
Eine Leistung, die sich vergüten lässt.
Virtuell entfallen Raum und Anfahrt. Vorbereitung, Einrichtung und die Betreuung der Online-Teilnahme bleiben eine Leistung Ihrer Verwaltung. Diese Leistung sollten Sie sich vergüten lassen, zum Beispiel über eine Digitalpauschale.
Die Pauschale deckt typischerweise:
Einrichtung und Durchführung der Versammlung
Betreuung der Eigentümer bei der Online-Teilnahme
den zusätzlichen organisatorischen Aufwand
Kosten für Software und Hardware
Zwei Punkte, sauber beschlossen
Die virtuelle Durchführung
Eine rein virtuelle Versammlung braucht einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG: mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, befristet auf höchstens drei Jahre.
Die Übergangsregelung
Für Beschlüsse vor dem 1. Januar 2028 gilt: Die Gemeinschaft führt weiterhin mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durch.
Die Vergütung
Auch die Digitalpauschale sollte klar geregelt sein. Das geht über einen eigenen Beschluss, den Verwaltervertrag oder eine Kombination aus beidem. Was passt, hängt von Ihrer Ausgangslage ab.
Unser Beschlussmuster deckt die virtuelle Durchführung und die Vergütung ab. Sie passen es an Ihre Gemeinschaft an und nehmen es direkt in die Tagesordnung auf.
Aus der Praxis
Virtuell ist längst praxiserprobt
Virtuelle Eigentümerversammlungen sind kein Experiment mehr.
600+
virtuelle Versammlungen mit Vulcavo
„Das smarte Arbeiten mit allen genutzten Tools ist für jeden von Vorteil. Die Tools sind sehr attraktiv und erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Ich würde anderen Hausverwaltern empfehlen diese Prozesse zu übernehmen und die Programme zu nutzen."
Hausverwaltung Klammer und Zeh
„Insgesamt hat die Implementierung von Vulcavo einen erheblichen Mehrwert für unser Unternehmen geschaffen. Vulcavo hat nicht nur die Teilnahme an Versammlungen verbessert und den Verwaltungsprozess effizienter gestaltet, sondern auch den Arbeitsalltag grundlegend verändert."
Matthias König
Geschäftsführer Schmidt & Erler
„Vulcavo ist für uns eine echte Erleichterung. Es spart Zeit, gibt Sicherheit und passt perfekt zu unserer digitalen Arbeitsweise. Wir können Prozesse aktiv mitgestalten – das lieben wir.“
Timo Smarslik
dydo Immobilien & Hausverwaltung
Sehen ist besser als lesen.
In einem Demotermin zeigen wir Ihnen den gesamten Ablauf – anhand Ihrer Anforderungen, mit echten Beispielen. Kostenlos und unverbindlich. Im Anschluss können Sie Vulcavo selbst testen.
Fragen
Klare Antworten auf die wichtigsten Punkte, bevor Sie Ihre erste virtuelle Eigentümerversammlung starten.
Ja. Die Gemeinschaft benötigt eine entsprechende Beschlussgrundlage für die vollständig virtuelle Durchführung. Die konkreten rechtlichen Anforderungen sollten aktuell geprüft werden.
Nein. Eigentümer können über einen Browser teilnehmen. Sie erhalten einen Link und einen persönliche Zugangscode.
Für die Verwaltung reichen in der Regel ein PC oder Laptop mit Kamera & Mikrofon beziehungsweise Headset und eine stabile Internetverbindung. Eigentümer können mit Smartphone, Tablet oder PC teilnehmen.
Die Versammlungsleitung kann Wortmeldungen geordnet aufrufen und den jeweiligen Teilnehmenden das Wort erteilen.
Eigentümer geben ihre Stimme direkt über ihr Gerät ab. Vulcavo berücksichtigt die hinterlegten Stimmrechte und berechnet das Ergebnis automatisch.
Ja. Vulcavo erfüllt die Anforderungen der DSGVO.