In Präsenz digital organisiert
Mehr als 50 % der Versammlungen mit Vulcavo finden vollständig vor Ort statt. Aus gutem Grund. Aus allen Arbeitsschritten vor, während und nach einer Versammlung entsteht ein strukturierter, digitaler Prozess. Von der Einladung bis zum fertigen Protokoll.
Heute werden sämtliche Eigentümerversammlungen bei Cornelia Hopf Immobilien GmbH & Co. KG über Vulcavo abgebildet – auch die Präsenzveranstaltungen. Dadurch konnten die zuvor analogen Abläufe vollständig in die Software übertragen werden. Der gesamte Papierprozess ließ sich dabei vollständig digital ersetzen.
Frau Cornelia Hopf-Lonzen
Geschäftsführerin bei Cornelia Hopf Immobilien GmbH & Co. KG
Vorteile
Weniger Arbeit bei jeder Versammlung.
Tagesordnungen aus durchdachten Vorlagen statt Kopieren und Einfügen. Vollmachten digital nachgehalten. Stimmen und Handzeichen automatisch berechnet. Das Protokoll auf Knopfdruck.
Weniger doppelte Arbeit
Informationen müssen nicht mehrfach erfasst oder später aus Notizen und Tabellen zusammengesucht werden.
Sauber dokumentiert
Anwesenheiten, Vollmachten, Beschlüsse und Ergebnisse bleiben nachvollziehbar miteinander verbunden.
Professionell aufgestellt
Digitale Abläufe entlasten das Team und zeigen Eigentümern, dass die Verwaltung modern arbeitet. Gute Mitarbeitende wollen verwalten – nicht Zahlen von Zetteln abschreiben.
Der Ablauf
Die Art der Versammlung bleibt. Die Arbeit wird digital.
Sie leiten die Versammlung wie gewohnt. Nur Strichlisten, Zettel und das Auszählen per Hand fallen weg.
Vor der Versammlung
Im Versammlungsraum
Nach der Versammlung
Vor der Versammlung
Einladungen in Minuten erstellt und versendet
Tagesordnungen entstehen aus durchdachten Vorlagen. Vollmachten halten Sie digital nach. Was Sie einmal anlegen, steht am Versammlungstag bereit.
Tagesordnung mit wenigen Klicks erstellen
Aus Vorlagen erstellen – mit einheitlichen Texten für das ganze Team.
Beschlussvorschlag formulieren
Auf Wunsch schlägt unsere Vulcavo-KI eine Formulierung vor. Sie entscheiden, was davon bleibt.
Einladungen versenden
Anschreiben, Tagesordnung und Vollmachtenvordruck – fertig adressiert für E-Mail, Post oder Portal.
Vollmachten verwalten
Wer vertritt wen – und mit welcher Weisung? Was vorab vorliegt, ist in der Versammlung schon hinterlegt.
Im Versammlungsraum
Sie führen die Versammlung. Vulcavo zählt mit.
Vulcavo führt die Anwesenheitsliste, zählt die Stimmen aus und erinnert an Handzeichen und an die Verkündung des Beschlusses.
Anwesenheit erfassen
Alle Eigentümer werden in Vulcavo erfasst und die Anwesenheitsliste automatisch gepflegt.
Bühnenansicht zeigen
Tagesordnung, Anträge und Ergebnisse laufen sichtbar mit. Eine separate Präsentation brauchen Sie nicht.
Unterlagen am Tagesordnungspunkt
Eigentümer können Beschlussanträge und Angebote direkt am jeweiligen Tagesordnungspunkt auf ihrem Smartphone oder Laptop einsehen.
Abstimmen und auszählen
Digital per Smartphone oder wie gewohnt per Handzeichen. Vulcavo berechnet das Ergebnis — egal wie die Stimmen verteilt sind.
Nach der Versammlung
Das Protokoll ist fertig, bevor Sie den Raum verlassen.
Kein Abtippen, kein Zusammensuchen. Beschlüsse, Ergebnisse und Anwesenheiten sind bereits erfasst. Das Protokoll entsteht während der Versammlung. Am Ende laden Sie alles gebündelt herunter.
Niederschrift liegt vor
Nach dem letzten Tagesordnungspunkt ist der Text vollständig.
Beschlusssammlung fortschreiben
Beschlüsse und Ergebnisse gehen direkt in die weitere Dokumentation.
Alles mit einem Klick
Protokoll, Anwesenheitsliste und Abstimmungsergebnisse gebündelt herunterladen.
Größe der Gemeinschaft
Sinnvoll bei kleinen wie großen Versammlungen
Der Ablauf bleibt derselbe – die Größe der Gemeinschaft entscheidet nur, wie stark die einzelnen Vorteile ins Gewicht fallen.
Bei kleinen Gemeinschaften
Sauberer Ablauf, schneller fertig
Einladungen in Minuten, keine manuelle Übertragung von Informationen, sauber dokumentierte Abstimmungen, schneller abgeschlossene Protokolle.
Bei großen Gemeinschaften
Auszählen, das niemand von Hand macht
Schon die reine Stimmerfassung kostet viel Zeit. Abstimmungen mit über 200 Einheiten will niemand von Hand auszählen oder korrigieren. Genau hier zahlt sich die automatische Ergebnisberechnung aus.
Stimmen aus der Praxis
Was unsere Kunden sagen, nachdem sie Vulcavo für ihre Eigentümerversammlungen nutzen.
„Wenn man junge Leute für den anspruchsvollen Job des Verwalters gewinnen möchte, geht das nur mit Vulcavo. Die Arbeit ist damit einfach, zeitgemäß – eben easy peasy.“
Cornelia Hopf-Lonzen
Geschäftsführerin bei Cornelia Hopf Immobilien GmbH & Co. KG
„Dank digitaler Vor-Ort-Abstimmungen wird unsere tägliche Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch fehlerfreier – Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.“
Johanna Schmidtke
Fachliche Leitung Digitalisierung/Qualitätsmanagement, MJ Immobilienmanagement
„Wir haben jetzt klare und schnelle Prozesse. Die Einladung erstelle ich mit Bausteinen, das Protokoll ist ruckzuck fertig – und ich kann mich direkt auf die nächste Versammlung konzentrieren. Außerdem merkt man: Man geht mit der Zeit. Gerade jüngere Eigentümer finden das gut.“
Christoph Mutsch
Friesleben Hausverwaltung GmbH
Sehen ist besser als lesen.
In einem Demotermin zeigen wir Ihnen den gesamten Ablauf – anhand Ihrer Anforderungen, mit echten Beispielen. Kostenlos und unverbindlich. Im Anschluss können Sie Vulcavo selbst testen.
Fragen
Klare Antworten auf die Punkte, die vor der ersten digitalen Präsenzversammlung aufkommen.
Nein. Digitale Stimmen lassen sich mit manuell erfassten Stimmen kombinieren. Eigentümer können deshalb auch weiterhin per Handzeichen abstimmen.
Nein. Eigentümer nehmen über einen Link oder QR-Code am eigenen Gerät teil. Wer kein Gerät nutzt, stimmt per Handzeichen ab – die Versammlungsleitung trägt die Stimme ein.
In Vulcavo können sie für jeden Eigentümer, der nicht digital abstimmt, die Handzeichen eintragen. Diese Stimme fließt in die automatische Berechnung ein.
Beschlüsse und Ergebnisse entstehen während der Versammlung. Nach dem letzten Tagesordnungspunkt liegt die Niederschrift vor.
Nein. Die Versammlung findet wie gewohnt vor Ort statt. Vulcavo unterstützt Sie dabei, einen Beschluss der Gemeinschaft braucht es dafür nicht.
Nein. Über ein Gerät geben sie alle Stimmen ab, die ihnen zustehen. Vulcavo berechnet das Ergebnis entsprechend.