Mehr Zeit, weniger Stress

Unternehmen

Die Rentimo Immobilien GmbH ist ein inhabergeführtes Hausverwaltungsunternehmen mit Sitz in München. Das Unternehmen wird von Florian Strassberger geführt.

Rentimo ist auf die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften, Miet-, Sondereigentums- und Miethausverwaltung spezialisiert. Der Fokus liegt auf einer strukturierten, transparenten und serviceorientierten Verwaltung. Dabei setzt das Unternehmen bewusst auf digitale Prozesse und moderne Arbeitsweisen, um Abläufe effizient zu gestalten und Eigentümer zeitgemäß einzubinden.

Situation

Vor der Einführung von Vulcavo war die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden.

Adressdaten wurden aus der Hausbank exportiert, in Excel bearbeitet, in Word weiterverarbeitet, als PDF erstellt und anschließend wieder in andere Systeme eingespielt. Tagesordnungspunkte wurden gesammelt, Einladungen erstellt, Serienbriefe vorbereitet – mit mehreren Zwischenschritten und Medienbrüchen.

Allein die Einladung einer Versammlung dauerte häufig zwei bis drei Stunden. Aufgaben wurden teilweise delegiert, kontrolliert und erneut angepasst – ein zeitintensives Hin und Her.

Neben dem reinen Zeitaufwand entstand vor allem eines: Druck.
Mehrere Programme, viele Umwege und eine gewisse Fehleranfälligkeit sorgten für unnötigen Stress – gerade in der heißen Phase vor der Versammlung.

Lösung

Mit Vulcavo hat Rentimo die Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen grundlegend vereinfacht.

Einladungen werden heute direkt im System erstellt – ohne Systemwechsel und ohne manuelles Zusammenführen verschiedener Datenquellen. Was früher mehrere Stunden dauerte, ist heute in rund einer Stunde erledigt. Teilweise können sogar drei Versammlungen an einem Tag vorbereitet und die Einladungen verschickt werden – etwas, das früher kaum möglich war.

Wiederkehrende Tagesordnungspunkte und typische Beschlüsse sind als Vorlagen hinterlegt und lassen sich strukturiert einsetzen. Das sorgt für klare, standardisierte Abläufe und reduziert zusätzlichen Abstimmungsaufwand im Team.

Besonders überzeugt hat das Team die intuitive Bedienung. Vulcavo lässt sich schnell verstehen und direkt produktiv einsetzen – für Florian Strassberger ist es heute die absolute Lieblingslösung im gesamten Software-Setup.

Rentimo setzt konsequent auf hybride Eigentümerversammlungen. Die Gemeinschaften treffen sich weiterhin vor Ort – gleichzeitig können sich Eigentümer digital zuschalten.

Das Ergebnis:
Die Teilnahmequote ist deutlich gestiegen. Eigentümer, die früher Vollmachten erteilt oder gar nicht teilgenommen haben, sind heute aktiv dabei.

Dadurch hat sich auch das Verhältnis zu den Eigentümern verändert.
Wer an der Versammlung teilnimmt, erlebt die Arbeit der Verwaltung transparent und nachvollziehbar. Entscheidungen werden besser verstanden, Rückfragen konstruktiver gestellt – die Zusammenarbeit ist spürbar partnerschaftlicher geworden.

In der Durchführung sorgt Vulcavo für einen klaren, strukturierten Ablauf. Abstimmungen werden direkt erfasst, Ergebnisse stehen sofort fest. Nachrechnen oder Übertragen entfällt vollständig.

Die größte Veränderung zeigt sich im Alltag: weniger Medienbrüche, weniger Stress – und deutlich mehr Fokus auf die eigentliche Verwaltungsarbeit.

Kernvorteile für Rentimo Immobilien GmbH durch Vulcavo

• Massive Zeitersparnis bei Vorbereitung und Organisation von Versammlungen
• Standardisierte Abläufe durch Vorlagen von Tagesordnungspunkten
• Höhere Teilnahmequote und spürbar bessere Zusammenarbeit mit Eigentümern

Über Vulcavo

„Das ist tatsächlich meine absolute Lieblingslösung. Es macht einfach Spaß, damit zu arbeiten. Wir sparen enorm viel Zeit – und es ist deutlich entspannter. Ich mache regelmäßig Werbung dafür.“

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