Effizienter arbeiten, besser betreuen

Unternehmen

Die MJ Immobilien Management & Verwaltungs GmbH wurde 2017 gegründet und hat sich seitdem als moderner Partner für ganzheitliches Immobilienmanagement etabliert. Mit einem „Rundum-Sorglos-Paket“ bietet das Unternehmen Eigentümern eine nachhaltige Betreuung über den gesamten Lebenszyklus ihrer Immobilie – individuell, effizient und persönlich.

Von den beiden Standorten in Berlin und Brandenburg an der Havel aus gewährleistet das Unternehmen schnelle Verfügbarkeit und Präsenz vor Ort.

Modernste Technik, kontinuierliche Weiterbildung und die Nähe der Geschäftsführung stellen sicher, dass Kunden jederzeit auf höchste Standards, feste Ansprechpartner und eine verlässliche 24/7-Notfallbetreuung zählen können.

Situation

Vor der Einführung von Vulcavo war die Vorbereitung und die Durchführung von Eigentümerversammlungen durch zahlreiche manuelle und fehleranfällige Prozesse geprägt. Für Abstimmungen wurden Voting-Fernbedienungen in Kombination mit Excel-Listen eingesetzt. Dabei traten regelmäßig Probleme auf: Batterien waren leer, Verbindungen brachen ab oder Eigentümer wurden durch falsch eingegebene Nummern versehentlich falsch zugeordnet.

Auch die Nachbereitung war aufwendig, da alle Daten manuell erfasst und die Protokolle händisch erstellt werden mussten. Änderungen oder zusätzliche Tagesordnungspunkte ließen sich nur schwer einbinden, was die Flexibilität während der Versammlungen stark einschränkte.

Lösung

Mit der Einführung von Vulcavo haben sich die Abläufe rund um die Eigentümerversammlungen grundlegend verändert. Alle relevanten Daten werden heute aus casavi übernommen, sodass keine manuelle Erfassung mehr notwendig ist. Dadurch konnte die Fehlerquote nahezu auf null reduziert werden, und auch die zeitaufwändige Erstellung von Protokollen entfällt.

Die Mitarbeiter arbeiten nun flexibel und effizient mit ihren Laptops, anstatt mit Handsendern durch den Raum zu gehen. Geschäftsordnungsbeschlüsse lassen sich jederzeit anlegen, was die Versammlungen deutlich flexibler macht. Zusätzlich sorgt die Nutzung eigener Endgeräte der Eigentümer für mehr Übersichtlichkeit und Transparenz.

Auch die Eigentümer profitieren von der neuen Lösung: Sie erhalten vorab klare Informationen, werden durch Video-Erklärungen optimal vorbereitet und schätzen die intuitive Bedienung der Software. Hybride Versammlungen lassen sich problemlos durchführen, da der Datenschutz im Vergleich zu anderen Tools hier gewährleistet ist.

Für das Unternehmen bedeutet die Software eine spürbare Zeitersparnis und eine effizientere Ressourcennutzung. Die neu gewonnene Zeit wird gezielt in die persönliche Kundenbetreuung investiert, wodurch die Servicequalität steigt. Gleichzeitig hat sich die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert, da sie sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Kernvorteile für MJ Immobilienmanagement durch Vulcavo

• Steigerung der Servicequalität
• Effizienz & Zeitersparnis
• Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

Über Vulcavo

„Dank digitaler Vor-Ort-Abstimmungen wird unsere tägliche Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch fehlerfreier – Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar, weil sich unser Team auf das konzentrieren kann, was wirklich zählt: die Eigentümer optimal durch die Versammlung zu leiten und zu betreuen.“