Mehr Sicherheit und Struktur in jeder Versammlung

Unternehmen

Die Maeker Hausverwaltung GmbH mit Hauptsitz in Hameln betreut seit mehreren Jahrzehnten Wohnungseigentümergemeinschaften sowie Mietobjekte. Mit rund 8.500 Einheiten, 43 Mitarbeitenden und vier Standorten gehört Maeker zu den etablierten Verwaltungsunternehmen zwischen Hannover und Bielefeld. Strukturierte Prozesse, persönliche Betreuung und ein klarer Qualitätsanspruch prägen die Arbeitsweise des Unternehmens.

Situation

Die Maeker Hausverwaltung arbeitete bereits mit einer eigenen, über Jahre entwickelten Softwarelösung. Tagesordnungen, Protokolle und Beschlusstexte konnten damit strukturiert erstellt werden – ein funktionierendes System, das einen Wechsel keineswegs selbstverständlich machte.

Mit wachsender Unternehmensgröße stiegen jedoch die Anforderungen. Gerade bei größeren Gemeinschaften – etwa mit 140 Einheiten und Abstimmungen nach dem Wertprinzip – bedeutete die Auszählung weiterhin erheblichen manuellen Aufwand. Gleichzeitig hätte die Eigenlösung kontinuierlich weiterentwickelt werden müssen.

Parallel wuchs der Anspruch an Einheitlichkeit:
Bei 45 Mitarbeitenden an mehreren Standorten sollten Beschlussformulierungen und Abläufe überall dem gleichen Qualitätsstandard entsprechen.

Die entscheidende Frage war daher nicht, ob das System funktionierte – sondern ob es langfristig sinnvoll war, es selbst weiterzuführen.

Lösung

Mit der Einführung von Vulcavo hat Maeker die Eigentümerversammlung neu strukturiert – ohne die eigene Arbeitsweise aufzugeben.

Heute werden Versammlungen standardisiert vorbereitet, Beschlüsse einheitlich formuliert und Abstimmungen – auch bei großen Gemeinschaften – sauber und nachvollziehbar durchgeführt. Gerade bei komplexen Abstimmungen nach dem Wertprinzip bedeutet das eine deutliche Vereinfachung im Ablauf.

Virtuelle und hybride Versammlungen sind grundsätzlich möglich und werden per Beschluss in den Gemeinschaften verankert. Damit ist das Unternehmen flexibel aufgestellt – unabhängig von Größe oder Situation der Eigentümer.

Besonders spürbar ist die Veränderung in der Durchführung selbst:
Abstimmungen laufen geordnet, rechtssicher und ohne Rechenaufwand im Hintergrund ab. Auch wenn an einem Tag zwei Versammlungen hintereinander stattfinden, bleibt der Ablauf strukturiert und planbar. Das schafft Ruhe – für die Verwaltung und für die Eigentümer.

Obwohl intern zunächst Skepsis bestand – schließlich hatte man zuvor eine gut funktionierende Eigenlösung – wich diese nach kurzer Einarbeitung einer breiten Akzeptanz. Heute arbeiten die Teams standortübergreifend mit derselben Struktur, denselben Formulierungen und einem klaren Qualitätsstandard.

Das Ergebnis: weniger Abstimmungsaufwand, mehr Übersicht und eine Versammlungsführung, die Sicherheit vermittelt.

Kernvorteile für Maeker Hausverwaltung GmbH durch Vulcavo

• Einheitliche Beschlussstandards
• Sicherheit bei komplexen Abstimmungen
• Mehr Übersicht im Versammlungsalltag

Über Vulcavo

„Die Qualität, die wir dadurch erreichen, ist für mich entscheidend. Alles ist einheitlich, die Texte sind sauber formuliert und jeder Mitarbeiter arbeitet mit der gleichen Beschlussgrundlage. Dadurch wissen wir: Wir haben ein hohes Qualitätsniveau.“

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