Eigentümerversammlungen neu gedacht – effizienter mit weniger Personal

Unternehmen

Die Immobilienservice Kollig GmbH & Co. KG ist ein inhabergeführtes Hausverwaltungsunternehmen mit Sitz in Heusenstamm (Hessen).

Das Unternehmen wurde 1993 gegründet und ist auf die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften spezialisiert. Betreut werden Objekte in der Region mit einem klaren Fokus auf professionelle, strukturierte Abläufe und persönliche Betreuung.

Situation

Vor der Zusammenarbeit mit Vulcavo war der Ablauf der Eigentümerversammlungen bei Immobilienservice Kollig klar organisiert – aber personalintensiv.

Für nahezu jede Versammlung mussten zwei Mitarbeitende eingeplant werden:
der Versammlungsleiter und zusätzlich ein Protokollführer, der parallel mit einem Barcodescanner die Stimmen der Eigentümer erfasste.

Dieses System funktionierte – war jedoch mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Über mehrere Jahre wurde dieser Aufwand in Kauf genommen, auch weil das Unternehmen im regionalen Umfeld bereits zu den wenigen Verwaltungen gehörte, die überhaupt digital mit Barcodes arbeiteten.

Erst mit der Zusage für ein neues großes Objekt wurde deutlich:
So kann es nicht weitergehen.

Es musste eine Lösung her, die den Ablauf der Eigentümerversammlungen deutlich effizienter macht – ohne das gesamte Verwaltungsprogramm auszutauschen. Denn das bestehende System deckte bereits alle weiteren Anforderungen ab.

Lösung

Gesucht wurde keine Komplettumstellung – sondern eine gezielte Verbesserung genau dort, wo der Aufwand am größten war: bei den Eigentümerversammlungen.

Mit Vulcavo fand Immobilienservice Kollig eine Lösung, die sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise einfügt. Entscheidender Faktor war die Möglichkeit, den Ablauf der Versammlungen zu modernisieren, ohne die gesamte Softwarelandschaft zu verändern.

Heute werden die Eigentümerversammlungen deutlich schlanker durchgeführt.
Der zusätzliche Personaleinsatz entfällt, Abläufe sind klar strukturiert und die Durchführung ist auch bei großen Gemeinschaften souverän und effizient möglich.

Gerade bei umfangreichen Objekten sorgt das für spürbare Entlastung im Team – vor, während und nach der Versammlung.

Kernvorteile für Immobilienservice Kollig GmbH & Co. KG durch Vulcavo:

• Reduzierter Personaleinsatz bei Eigentümerversammlungen
• Deutliche Zeitersparnis bei großen Gemeinschaften
• Gezielte Prozessverbesserung ohne Systemwechsel

Über Vulcavo

„Vulcavo erleichtert auf jeden Fall das Arbeiten und ist für uns ein echtes Upgrade. Es nimmt den Stress während der Versammlungsphase spürbar weg, sodass mehr Zeit bleibt, sich um die einzelnen Eigentümer zu kümmern.“ – Patrick Soballa, zertifizierter Verwalter

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