Präsenzversammlungen strukturiert durchführen.

Ein Praxisbericht über digitale Eigentümerversammlungen und die Vorteile für Eigentümer sowie Verwaltung.

Unternehmen

Die J. Rüprich Hausverwaltungen GmbH ist seit vielen Jahren im Großraum München in der WEG-, Gewerbe-, Miet-, und Sondermietverwaltung sowie der Immobilienvermarktung tätig. Die Verwaltung erfolgt auf Grundlage fachlicher Kompetenz, transparenter Strukturen, hoher Sicherheitsstandards sowie einer ausgeprägten Kundennähe und objektbezogener Organisation.

Situation

Vor dem Einsatz von Vulcavo war die Durchführung von Eigentümerversammlungen mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Mehrere Tools liefen parallel: Präsentationen wurden in PowerPoint vorbereitet, Protokolle in Word vorstrukturiert und Abstimmungen mithilfe von Excel-Listen gerechnet.

Während der Versammlung mussten Zahlen kontrolliert, Ergebnisse handschriftlich festgehalten und Inhalte laufend abgeglichen werden. Besonders bei größeren Anlagen führte das zu Hektik, Unterbrechungen und Unsicherheit.

Die größte Belastung entstand jedoch nach der Versammlung: Protokolle konnten oft nicht sofort fertiggestellt werden, während bereits die nächsten Termine anstanden. Mit zunehmendem Zeitabstand wurde es schwieriger, sich an Details und Anpassungen zu erinnern – und der Druck, alles korrekt dokumentiert zu haben, blieb bestehen.

Lösung

Der Einstieg mit Vulcavo begann zunächst im Kontext von Hybridversammlungen. Schnell zeigte sich jedoch, dass der eigentliche Mehrwert vor allem in Präsenzversammlungen liegt.

Heute nutzt die J. Rüprich Hausverwaltung Vulcavo konsequent für alle Eigentümerversammlungen – unabhängig vom Format. Tagesordnung, Abstimmungen und Protokollierung laufen in einem zentralen Ablauf zusammen. Änderungen an Beschlusstexten können direkt während der Versammlung vorgenommen werden, Abstimmungsergebnisse sind sofort dokumentiert.

Statt mehrere Dokumente parallel zu pflegen, wird die Versammlung heute aus einem System heraus geführt – ruhig, strukturiert und nachvollziehbar.

Kernvorteile für J. Rüprich Hausverwaltungen GmbH durch Vulcavo

  • Sichere Abstimmungen
  • Weniger Nacharbeit und schnellere Protokollfertigstellung
  • Spürbare Entlastung und mehr Ruhe im Arbeitsalltag

Über Vulcavo

„Wir haben aus eigentlich drei Dingen eins gemacht – und das ist einfach eine enorme Entlastung.“

Manuel Conrad
Immobilienverwalter, Vermietung und Verkauf

Unser Statement

„Mit der J. Rüprich Hausverwaltung zeigt sich, wie viel Ruhe und Klarheit in Eigentümerversammlungen entstehen kann, wenn Abläufe konsequent zusammengeführt werden. Gerade bei vielen Terminen und hoher Verantwortung ist es entscheidend, dass Ergebnisse direkt feststehen und Nacharbeit planbar bleibt.Die Zusammenarbeit verdeutlicht, dass Digitalisierung im Verwalteralltag nicht kompliziert sein muss, sondern spürbar entlastet. Wir bedanken uns für das Vertrauen und freuen uns darauf, die J. Rüprich Hausverwaltung auch künftig im Versammlungsalltag zu begleiten.“

Denis Agca
Gründer & Geschäftsführer

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