Präsenz-Versammlungen neu organisiert – Ohne sie neu zu erfinden

Unternehmen

Die Friesleben Hausverwaltung GmbH ist Teil der seit 1973 bestehenden Friesleben Unternehmensgruppe mit Sitz in Bad Sassendorf und Soest. Ein klarer Schwerpunkt liegt auf der professionellen Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften im Raum Soest, Werl und Umgebung.
Derzeit werden rund 600 Objekte betreut. Sie vertrauen auf die kaufmännische, technische und organisatorische Betreuung nach dem Wohnungseigentumsgesetz.

Als regional verwurzeltes Familienunternehmen steht Friesleben für kurze Entscheidungswege, hohe Erreichbarkeit und eine zuverlässige, wirtschaftliche WEG-Verwaltung unter der Leitung von Geschäftsführer Christoph Mutsch.

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Situation

Vor der Einführung von Vulcavo liefen die Eigentümerversammlungen klassisch – und entsprechend zeitintensiv ab.

Die Einladung wurde auf Basis einer Word-Vorlage erstellt, individuell angepasst, als Serienbrief erzeugt, gedruckt, kuvertiert und versendet. Für jede Versammlung bedeutete das mehrere manuelle Zwischenschritte.

In der Versammlung selbst waren in der Regel zwei Personen erforderlich: ein Versammlungsleiter und ein Protokollführer. Während einer durch die Tagesordnung führte, schrieb der andere handschriftlich mit.

Im Anschluss begann die eigentliche Nacharbeit: Notizen übertragen, Beschlüsse sauber formulieren, Formatierungen prüfen, das Protokoll fertigstellen und später erneut versenden. Bis die Eigentümer das unterschriebene Protokoll erhielten, verging oft einige Zeit.

Gerade in intensiven Phasen mit mehreren Versammlungen pro Woche entstand zusätzlicher Druck. Während die nächste Versammlung bereits vorbereitet werden musste, lag die letzte gedanklich noch auf dem Schreibtisch.

Mit steigender Anzahl betreuter WEGs wurde klar: Der Ablauf musste effizienter und klarer organisiert werden – ohne die gewohnte Präsenzkultur aufzugeben.

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Lösung

Seit Juli 2024 setzt die Friesleben Hausverwaltung GmbH auf Vulcavo – bewusst für die Optimierung von Präsenzversammlungen.

Der entscheidende Unterschied:

Heute führt Herr Mutsch die Eigentümerversammlungen alleine durch. Ein zusätzlicher Protokollführer ist nicht mehr erforderlich.

Die Tagesordnung wird über hinterlegte Vorlagen vorbereitet. Wiederkehrende Punkte wie Abrechnungsgenehmigung, Entlastungen oder Wirtschaftsplan sind als Bausteine angelegt und lassen sich effizient zusammenstellen. Individuelle Themen können ergänzt und dauerhaft hinterlegt werden.

In der Versammlung selbst wird direkt digital protokolliert. Beschlüsse entstehen live im Ablauf – nicht erst im Nachgang.

Das Ergebnis:

Am Ende der Versammlung ist das Protokoll fertig – nicht erst am nächsten Tag. Es wird vor Ort ausgedruckt und in den meisten Fällen direkt unterschrieben. Die sonst übliche Nacharbeit entfällt. Statt zwei Personen bindet die Versammlung heute nur noch eine – bei gleichzeitig höherer Prozessklarheit, geringerer Fehleranfälligkeit und deutlich reduziertem Zeitaufwand.

Gerade in Phasen mit ein bis zwei Versammlungen täglich schafft das spürbare Entlastung – und einen klaren Abschluss jedes einzelnen Termins.

Kernvorteile für Friesleben Hausverwaltung GmbH durch Vulcavo:

• 1,5–2 Stunden Zeitersparnis pro Versammlung
• Schnelle und sichere ETV-Vorbereitung im Baukastenprinzip
• Sofort fertiges und unterschriebenes Protokoll

Über Vulcavo

„Wir haben jetzt klare und schnelle Prozesse. Die Einladung erstelle ich mit Bausteinen, das Protokoll ist ruckzuck fertig – und ich kann mich direkt auf die nächste Versammlung konzentrieren. Außerdem merkt man: Man geht mit der Zeit. Gerade jüngere Eigentümer finden das gut.“