So gelingen moderne Eigentümerversammlungen

Unternehmen

dydo Immobilien & Hausverwaltung, Joachim Smarslik e.K. ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Sitz in Berlin.

Als eingetragener Kaufmann verantwortet Joachim Smarslik mit seinem Team die Verwaltung von Wohnimmobilien und Wohnungseigentümergemeinschaften. Das Unternehmen ist regional stark verwurzelt und verfügt über fundierte lokale Marktkenntnisse in Berlin und Umgebung.

dydo arbeitet in klar strukturierten Teams – von der Objektleitung über eine eigene ETV-Abteilung bis zur Geschäftsführung – und betreut heute einen Bestand von über 5.000 Einheiten. Neben der klassischen WEG-Verwaltung gehören auch Vermietung und Verkauf zum Leistungsspektrum.

Situation

Eigentümerversammlungen gehören zu den sensibelsten und zugleich aufwendigsten Prozessen in der WEG-Verwaltung.

Vor der Zusammenarbeit mit Vulcavo war klar: Klassische Abläufe mit handschriftlichen Notizen, separaten Tools und manuellem Protokollieren sollten keine Zukunft mehr haben. Der Anspruch war von Anfang an, Versammlungen zeitgemäß und digital abzubilden.
Gleichzeitig bringt der Alltag besondere Herausforderungen mit sich:

• Hybrid- und Präsenzversammlungen mit bis zu 150 Eigentümern
• Unterschiedliche Altersstrukturen in den Gemeinschaften
• Hoher Anspruch an rechtssichere Beschlussfassung
• Viele parallele Abstimmungen, Vollmachten und Sonderkonstellationen

Gerade in größeren Versammlungen entsteht schnell Druck: Abstimmungen müssen korrekt erfasst, Vollmachten sauber berücksichtigt und Ergebnisse rechtssicher dokumentiert werden. Fehler oder Unklarheiten führen unmittelbar zu Diskussionen.

Für dydo war deshalb entscheidend:
Ein System, das Sicherheit gibt – und gleichzeitig den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Lösung

dydo arbeitet heute zu rund 80 % mit hybriden Versammlungen. Präsenztermine finden weiterhin statt – ergänzt durch digitale Abstimmungsmöglichkeiten.

Vulcavo ist dabei zum festen Bestandteil des Versammlungsprozesses geworden.

Beschlüsse werden strukturiert vorbereitet, Abstimmungen transparent durchgeführt und Ergebnisse direkt dokumentiert. Während der Versammlung können Teilnehmerlisten, Abstimmungsverhältnisse und Beschlussergebnisse jederzeit nachvollzogen werden.

Besonders wertvoll im Alltag ist, dass Protokolle flexibel nachbearbeitet und jederzeit erneut abgerufen werden können, Teilnehmer- und Abstimmungsdaten dauerhaft einsehbar sind und sich selbst Monate später einzelne Details schnell und zuverlässig prüfen lassen.

Gerade in kritischen Situationen – wenn Eigentümer Rückfragen stellen oder Abstimmungen hinterfragen – schafft das System Sicherheit. Statt Diskussionen aus dem Gedächtnis führen zu müssen, kann dydo auf sauber dokumentierte Ergebnisse zurückgreifen.

Auch neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht. Das Wissen über den Versammlungsprozess lässt sich strukturiert weitergeben – ohne lange Einarbeitungsphasen oder individuelle Excel-Lösungen.

Für dydo ist Vulcavo heute kein Zusatztool, sondern ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit – insbesondere im versammlungsintensiven zweiten Halbjahr.

Kernvorteile für dydo Immobilien & Hausverwaltung Joachim Smarslik e.K. durch Vulcavo:

• Effiziente Durchführung hybrider Eigentümerversammlungen
• Hohe Benutzerfreundlichkeit und schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeitender
• Spürbare Zeitersparnis bei Vorbereitung und Protokollerstellung

Über Vulcavo

„Vulcavo ist für uns eine echte Erleichterung. Es spart Zeit, gibt Sicherheit und passt perfekt zu unserer digitalen Arbeitsweise. Wir können Prozesse aktiv mitgestalten – das lieben wir.“