Eine große Arbeitserleichterung

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Klammer und Zeh besteht seit über 40 Jahren mit Sitz in Pforzheim und ist ein innovatives und dynamisches Unternehmen, das sich auf moderne Verwaltungs- und Organisationslösungen, wie auf Immobilien, Finanzen und Versicherungen spezialisiert hat. Das Unternehmen bietet umfassende Dienstleistungen für die Verwaltung von WEGs und zur Durchführung von Eigentümer-versammlungen. Mit einem Fokus auf Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit, hat sich Klammer und Zeh einen Namen in der Branche gemacht.

Vor der Nutzung von Vulcavo war der Arbeitsprozess stark manuell geprägt, ineffizient und fehleranfällig. Word-Vorlagen mussten genutzt und per Copy-Paste angepasst werden, Tagesordnungen wurden im ERP-System verfasst, Einladungen und Vollmachten eigenständig generiert.

Mit der Einführung von Vulcavo sollte der manuelle Aufwand rund um die Eigentümerversammlung reduziert und die Qualität gesteigert werden. In den letzten drei Jahren haben Timo Grumbach und Enel Paul als Leiter ihres Teams nach einer Besserung gesucht. Sie waren bereit für eine Veränderung und haben Vulcavo zum richtigen Zeitpunkt entdeckt. Jetzt ist es für sie ein Qualitätsmerkmal smart und digital arbeiten zu können. Nach eigener Einschätzung werden es all jene schwer haben, die jetzt keine Bereitschaft für Veränderungen zeigen. “Für einen Außenstehenden ist es schwer zu verstehen, was für eine Veränderung Vulcavo mit sich gebracht hat. Für uns jedoch, ist es eine große Erleichterung.”

Die Motivation hinter ihrem Umstieg auf Vulcavo? Sie wollten digitaler werden. Durch die Nutzung Vulcavo sind sie nun zu 90% digitalisiert. Klammer und Zeh weiß, wohin die Reise hinführen soll und hat entsprechende Prozesse in die Wege geleitet. Die Umstellung auf Vulcavo führte zu einer sofortigen Entlastung. Besonders die Vorbereitung und Durchführung der Versammlungen profitierten von den neuen, automatisierten Prozessen. Das Endergebnis war nun qualitativ hochwertiger und die Arbeitsweise smarter.

Die Nutzung von Vulcavo brachte zahlreiche Verbesserungen im Arbeitsalltag mit sich. Der Einladungsprozess und die Vorbereitung der Versammlungen wurden durch die Software erheblich erleichtert. Die Abhaltung und Nachbearbeitung der Versammlungen verliefen nun schneller und effizienter. Besonders bemerkenswert ist die Zeitersparnis: Pro Liegenschaft wurden etwa zwei Stunden Arbeitszeit eingespart. Die Teilnahme an den Versammlungen stieg bundesweit an, da Eigentümer nun auch aus dem Urlaub teilnehmen konnten.

Obwohl die Einarbeitung in das neue System zunächst Zeit und Erfahrung erforderte, entwickelte das Team schnell eine Routine. Dies zeigt, dass die kontinuierliche Nutzung von Vulcavo langfristig zu noch besseren Ergebnissen führen wird. “Wir haben stetig ein Auge auf die Optimierung des Programmes und streben die vollumfängliche Nutzung des Programmes an. Es war eine logische Folge für uns, zu Vulcavo zu wechseln.”

Die Implementierung von Vulcavo bei Klammer und Zeh hat die Arbeitsprozesse und die Effizienz signifikant verbessert. Die Herausforderungen der Vergangenheit wurden erfolgreich überwunden und die Vorteile der neuen Arbeitsweise sind klar erkennbar. Diese Fallstudie zeigt, dass die Einführung von Vulcavo nicht nur die Qualität der Versammlungen erhöht, sondern auch die Arbeitszeit reduziert und die Teilnahme an den Versammlungen steigert.

• Zeiteinsparung & Effizienz
• erhöhte Teilnehmerquoten
• Arbeitserleichterung
• Digitalisierung von Abläufen

„Das smarte Arbeiten mit allen genutzten Tools ist für jeden von Vorteil. Die Tools sind sehr attraktiv und erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Ich würde anderen Hausverwaltern empfehlen diese Prozesse zu übernehmen und die Programme zu nutzen. Es gibt keine andere Wahl, wenn man gute Dienstleistungen liefern und gutes Geld verdienen möchte.“ – Statement von Klammer und Zeh